In verschillende bijdragen (1, 2, 3) hebben wij het al regelmatig gehad over promotie mogelijkheden voor je salon. Wij bestaan zelf deze maand oktober maar liefst 10 jaar en dat willen wij zondag 25 november graag met je vieren (jij komt dus ook?). De organisatie van dit evenement vond ik tevens aanleiding voor een nieuwe bijdrage en wel het organiseren van een evenement voor je klanten. Iedereen heeft namelijk wel zin in een feestje!

Er zijn tal van mogelijkheden te bedenken om een open huis of evenement te organiseren. Denk bijvoorbeeld eens aan:
1) Mijn salon bestaat een x aantal jaren, een heropening na verbouwing, etc.
2) Lancering van een nieuwe behandeling of producten
3) Sluit je aan bij landelijke goede doel acties (Pink Ribbon, Serious Request, etc.)
4) Seizoensevenementen: vakantie, voorjaar, zomer, herfst, winter, kerst, halloween, etc.

Uiteraard is het leuk om het evenement te bedenken, maar bij de uitvoering en organisatie komt natuurlijk heel wat bij kijken. De volgende punten kunnen je houvast bieden bij het organiseren van jouw eigen evenement. Er worden hieronder veel punten genoemd. Uiteraard hoef je niet aan alles te voldoen. Pak de punten eruit die jou aanspreken voor de invulling van jouw evenement.

Budget
Het organiseren van een evenement vraagt natuurlijk om een investering. Bedenk daarom vooraf goed hoeveel je eraan wilt besteden en bewaak dit budget ook. Je wilt immers niet voor onaangename verrassingen komen te staan.
Bij het samenstellen van je budget moet je denken aan:
* Personeelskosten
* Versieringen
* Drukwerk: uitnodigingen, advertentie, etc.
* Eten en drinken
* Voorraad: samples, meer voorraad, etc.

Tips om geld te besparen
* Koop het drinken en eten in grotere hoeveelheden bij bijvoorbeeld de Makro
* Maak gebruik van standaard drukwerkmogelijkheden bij o.a. VistaPrint en Drukwerkdeal
* Koop versieringen in de uitverkoop (kerst versieringen net na de kerst, etc.)
* Werk samen met collega ondernemers. Zij kunnen tijdens het evenement hun dienst of product promoten en jij hebt extra invulling voor je evenement of kunt met korting of kosteloos producten of diensten inkopen.

Uitnodigingen
Het is uiteraard erg belangrijk dat je het evenement promoot. Want wanneer niemand ervan weet zal uiteraard ook niemand kunnen komen. Hierbij is het belangrijk dat je zoveel mogelijk communicatie kanalen gebruikt om er aandacht aan te besteden. Daarbij zijn de gratis of betaalbare kanalen uiteraard altijd je eerst keus.
* Heb je als een Facebook bedrijfspagina? Dan kun je met een druk op de knop een evenement aanmaken en daar al je volgers automatisch voor uitnodigen. Dit is niet alleen gratis, maar je kunt ook volgen welke volgers wel en niet zullen komen. Hiermee kun je dan weer rekening houden.
* Maak gebruik van de e-mailadressen van je klanten als je deze hebt. Via je eigen e-mailprogramma kun je een e-mail versturen. Let er daarbij wel op dat je de adressen van je klanten via BCC toevoegt en niet bij Aan. Professioneler is het natuurlijk door een nieuwsbrief te versturen.
* Maak een mooie uitnodiging voor je evenement en verstuur deze per post naar je klanten. Dit is uiteraard een kostbare bezigheid, maar je klant kan dit zeker waarderen en heeft dus een hogere responswaarde.
* Maak je gebruik van collega ondernemers? Geef aan dat ze ook promotie mogen maken voor hun producten of dienst in ruil voor korting of een plek tijdens je evenement. Ook deze ondernemers hebben een klantenbestand. Vraag of ze ook voor jouw evenement reclame willen maken.
* Vraag je klant om een collega, vriendin of familielid mee te nemen. Niet alleen is dat voor de klant gezellig maar ook deze persoon kan kennis maken met je bedrijf. Een makkelijkere manier om meer klanten te krijgen bestaat niet.
* Zorg dat je de klanten triggert met de uitnodiging. Waarom moeten ze komen? Dit kan een korting zijn, samples, goodie bag, etc.
* Hou bij de organisatie rekening met bekende data zoals vakanties, feestdagen, concerten, voetbalwedstrijden, etc. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk mensen de kans geven om te komen.

Activiteiten
Als je een evenement organiseert, dan moeten de klanten natuurlijk ook echt ergens voor komen. Hierdoor voelen de klanten zich eerder op hun gemak. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende activiteiten:
* Geef demo’s van producten of mini-behandelingen. Hierdoor kunnen je klanten kennismaken met nieuwe producten of het zelfs ondergaan. Als het ze bevalt zorg dat ze gelijk een afspraak kunnen maken voor een volledige behandeling of dat je aangeeft dat ze het product ook kunnen aanschaffen vandaag met bijvoorbeeld een leuke korting.
* Hiervoor noemde ik het al even. Werk samen met collega ondernemers. Niet alleen kun je hier mogelijk geld mee besparen, maar belangrijker nog je kunt op een professionele manier invulling geven aan je evenement programma. Denk bijvoorbeeld aan een collega ondernemer die handgemaakte sierraden verkoopt, een schoonheidsspecialiste, een kapster, een masseuse, een kledingwinkel, een kunstenaar, etc. Geef één of meerdere een eigen plek tijdens je evenement en niet alleen zij profiteren ervan, maar jij dus ook. Een gezonde wisselwerking.
* Denk ook eens aan een loterij. Stel een pakket samen van heerlijke producten of geef een gratis behandeling weg. Tijdens het evenement verkoop je de loten ervoor voor een speciale prijs. De opbrengst geef je aan een goed doel en aan het einde van de dag trek je de winnaar of winnares.
* Wil je graag muziek of entertainment hebben tijdens je evenement? Kijk dan eens goed rond en geef jonge artiesten een kans. Niet alleen bespaar je hiermee geld, maar geef je de artiest ook de kans om zich verder te ontwikkelen en ervaring op te doen.

Hou rekening met
Hopelijk werkt de promotie van je evenement goed en is de opkomst grandioos. Onthoud alleen wel de dingen die je wel en niet moet doen:
* Doen: hou zelf de regie in handen. Geef je mini-behandelingen weg dan kan het nog wel eens druk worden. Je kunt daarom werken met een lijst van opgave zodat iedereen aan de beurt komt of werk met nummers. Je wilt natuurlijk niet dat klanten ontevreden zijn en niet aan de beurt komen. Geef ook aan hoe lang ze ongeveer moeten wachten.
* Niet-Doen: Laat niet meer gasten toe dan je aan kunt. Het kan zijn dat je anders daar simpelweg geen ruimte toe hebt, maar mogelijk dat je anders geen overzicht meer hebt en het evenement een complete chaos wordt. Is het evenement zo druk geworden denk er dan de volgende keer aan om alleen te werken met een gasten-lijst. Alleen als klanten zich vooraf hebben aangemeld kunnen ze naar binnen. Je kunt deze gasten een toegangskaart toesturen of je kunt zelfs denken aan een kaart verkoop. Door de mensen vooraf te laten betalen weet je bijna zeker dat ze komen. Het bedrag dat je betaald hebt geef je ze dan weer terug door middel van een korting of een leuke goodie-bag.
* Doen: zorg ervoor dat je de massa of groep kunt beheersen en laat dit ook iemand doen. Mogelijk dat je receptioniste hiervoor de uitgelezen persoon is. Zorg ervoor dat deze het 1e aanspreekpunt is voor vragen van klanten. Bijvoorbeeld voor: koffie, thee, drinken, hapje, waar is het toilet, waar is de kapstok, etc.
* Niet-Doen: zorg ervoor dat jij als het gezicht van de zaak op de dag van het evenement niet wordt opgeslokt door het in goede banen leiden ervan. Zorg dat jij je handen vrij hebt bij de ontvangst van je gasten. Je gasten zullen dit zeker kunnen waarderen.
* Doen: hou je aan een bepaalde eindtijd voor het evenement, eventueel rekening houdend met een uitlooptijd. Geef het personeel vooraf duidelijk het tijdstip hiervoor aan en dat alles op dat moment ook opgeruimd moet worden en schoongemaakt.

Keep the party going in je portemonnee
Heel leuk zo een feestje en je klanten waarderen het zeker. Vergeet alleen niet om van de gasten ook terugkerende en betalende klanten te maken. Geef bijvoorbeeld een kortingsbon voor een behandeling met een beperkte geldigheid als ze het feest verlaten. Of geef een goodie-bag weg met monsters of producten die je die dag hebt gebruikt. Hiervoor kun je mogelijk contact opnemen met je leveranciers of producenten. Mogelijk dat je deze gratis kunt bemachtigen of voor een speciale prijs.

Graag tot zondag 25 november a.s. bij de viering van ons 10 jarig jubileum.